写真 年賀状の市場規模を昨年と比較
データを提示できるようになったら、今度はそれが受け手に納得してもらえるものかどうかを検討してみる。
残業が多いといっても、同業他社の平均時間よりはるかに少ないかもしれない。
また、給料が安いといっても、同年齢の一般的な給料と比べればはるかに高いかもしれない。
誕生日の一致率にも見られたように、私たちは直感的・経験的に物辛を判断し、実態を見誤っていることがある。
「たとえば」のあとに提示したデータにどれだけ説得力があるかを確認することで、データに基づく主張も正確なものになる。
昨年の今日あったことをすぐに思い出せる人は、なかなかいない。
自分の誕生日だとか、イベントがあった日であればすぐに思い出せるかもしれないが、いつもと変わらない1日であれば、 1年365日何があったのかをいちいち思い出すことは容易ではない。
私たちは、日々起こった出来事の記憶を無意識という箱のなかにしまってしまう。
毎日様々なことが起きているので、それをいつまでも意識の箱にしまっておくことはできない。
自分が体験した事実は無意識の箱のなかにしまっても、体験から得た考え方は意識の箱にいつまでも残る。
たとえばコミュニケーションで失敗した場合、失敗の具体的な内容は無意識の箱にしまっても、 「コミュニケーションは苦手だ」という結論は、意識の箱にいつまでも残るということだ。
このことがデータに基づく主張を困難にしてしまう。
データは無意識の箱にしまわれてしまうので、いざデータに基づいて説明しようとしても、なかなか事例が思い出せないのだ。
解決するためには、体験をいつでも無意識の箱から意識の箱に移せるようにしなくてはいけない。
それがメモをとるという行為だ。
データに基づく主張をするためにも、貴重な体験はメモに記しておこう。
スケジュール帳や日記帳の隅に要点だけ書いておけば、それだけでも記憶の助けになる。
次のある部署の営業報告を、データに基づく主張に改めてみよう。
どんなデータがあれば主張を裏づけることができるかを考えながら、主張にふさわしいデータを考えてほしい。
先月のわが部署の営業成績は、予想をはるかに下回る結果となりました。
最近の低迷に悩んでいる私どもにとっても、この結果はショッキングなものでした。
特に、急激な円高が大きな痛手となり、売上を圧迫しました。
先月のわが部署の営業成績は、予想の売上の70%達成しない結果となりました。
最近の低迷で、売上予想はほぼ前年どおりに設定していますが、そのなかで30%も予想を下回ったのは、私どもにとっても大きなショックでした。
この敗因は3つ考えられます。
1つ目は円高、 2つ目は販促活動の低迷、 3つ目はJ社の参入です。
まず円高ですが、前月から円が20円急騰しています。
ここ数ヵ月間、円はプラスマイナス2円の幅で変動していましたから、 20円の変動は急激な変動と言えます。
当然、売上にもこの急騰が影響を与えました。
をとらえた新しい飲料としてスーパーなどで大々的に販促活動をおこなっていましたが、最近では営業社員も一定の数が売れると判断し、販梶活動を怠っています。
実際、スーパーでの販促イベントは前月比でも20%落ち込んでいます。
また、 J社のこの分野への新規参入も大きな影響を与えています。
今まではわが社が、この商品では独占的に市場を押さえていましたが、 J社が市場に参入し、シェアを一気に15%にまで伸ばしてきました。
J社が商品を投入してきたぶん、そのままわが社のシェアが奪われた結果となり、売上減少に結びついてしまいました。
全体像を提示してから、各論を提示する。
クリティカル・コミュニケーションの大原則だ。
業務引き継ぎをしたとき、前任者が詳細な業務マニュアルをつくってくれたのはいいが、何が書いてあるのか把握できずに困ったことはないだろうか。
実際にしばらく仕事をやってみた後、あらためてその業務マニュアルを読むと、こういうことだったのかと気づくこともある。
詳細に書かれているためにかえってわかりにくくなっている代表的な例が、パソコンや家電製品の説明書だ。
正確に伝えようとすると、かえってわかりにくくなる。
これと同じことを、ブランスフォードとジョンソンが1972年におこなった実験で明らかにしている。
次の文章を読んで、これが何を言わんとしている文章かわかるだろうか。
手順は全く簡単である。
まず、物をいくつがの山にまとめる。
もちろん、量によっては一山でもよい。
設備がその場所にない場合は、次の段階としてどこが他の場所に行くことになるが、そうでない場合は準備完了である。
やりすぎないということが重要である。
つまり、 1度にあまり多くの量をこなすくらいなら、少なすぎる量をこなすほうがよいということである。
短期的には、このことはそう重要なことでもないように見えるかもしれないが、やっかいなことはすぐに起こる。
間違えると高くつくこともある。
最初は手順全体が複雑なものに見えるだろう。
すぐに単なる生活の一側面にすぎなくなってしまうだろう。
近い将来、この仕事が必要でなくなるという見通しを立てることは難しい。
だれにもわからないことである。
手順が完了すると、物をまたいくつかの山にまとめあげる。
それから物を適切な場所に入れる。
やがてそれらの物はもう1度使われ、サイクル全体を繰り返さなければならなくなる。
生活の一部なのである。
説明書や業務引き継ぎ書がわかりにくいのは、この点にある。
正確に記述しようと詳細に書きすぎた結果、わかりやすさに欠けてしまっている。
つまり、いくら正確に表されていても、そこから全体像がイメージできなければ、受け手は何を言っているのかわからないのである。
だから、詳細な説明をする前には、全体像を提示する必要がある。
取引先の人からこういう電話が入ったら、わかりやすく・正確に伝えることができるだろうか。
ここで、わかりやすく・正確に伝えるようにするには、どうしたらよいのかを考えてみよう。
思いつくままにすぐに答えるのはよくない。
まず、駅までの道のりを頭のなかで思い出し、次に、相手が会社へ来られるように目印を思い出す。
それから、 クリティカル・コミュニケーションとフィーリング・コミュニケーションの違いは、伝える準備をするかしないかだ。
わかりやすく・正確に伝えようとするなら、思いつくままにしゃべってはいけない。
上司に戟告するときや、お客様から聞かれたことに答えるときにも、頭のなかで伝えたいことをまず整理し、伝える準備をしてから伝えるようにする必要がある。
まず、準備をすることだ。
プレゼン、上司への報告、お客様への商品説明など、クリティカル・コミュニケーションの必要な場面では、どのように伝えれば、わかりやすく・正確に伝わるかを考える準備が必要になる。
伝える準備をするときのポイントはSMAP (スマップ)だ。
SMAPは状況、方法、聴き手、目的の英語の頭文字をとって命名したもので、次の4つの点が検討する項目になる。
アメリカではSPAMモデルとも言われているけど、日本人にはSMAPのほうが覚えやすいだろう。
まず、プレゼンのテーマを絞り込もう。
太郎くんの場合、今度のプレゼンで経理システムを紹介する。
それではまだ漠然としている。
そこで、経理システムの何について伝えたらいいのかをはっきりさせる。
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